Ne perdez pas de temps avec vos e-mails

Les e-mails sont une source de perte de temps considérable. Il faut déjà trier le spam, ce qui fait perdre 5 ou 10 bonnes minutes par jour. Autre source de perte de temps : les e-mails qui ne nous concernent pas directement, et les alertes de réception d’email, qui nous incitent à consulter notre boîte e-mail tout le temps. Or, time is money. Si votre temps vaut 5€ (exemple : si vous êtes prêt à acheter 5€ de plus un billet de train qui vous fait gagner 1 heure de trajet), perdre une heure à lire vos e-mails tous les jours revient à perdre 5€/jour, soit près de 2.000€ par an…

Comment perdre moins de temps avec vos e-mails ?

1/ Créer une adresse e-mail destiné au spam, newsletter… Cela vous évite de pourrir votre boîte e-mail classique, et vous ne consulterez cette boîte que lorsque vous en aurez vraiment besoin (et le temps)

2/ Limiter au maximum les réceptions d’e-mail. Désabonnez-vous des newsletters que vous ne lisez pas. Est-ce utile de recevoir 25 mails par jour de facebook ? Désactivez certaines options… Passez 1 heure maintenant pour gagner 1 minute par jour tous les jours, le retour sur investissement se fait en deux mois…

3/ Désactiver les alertes. Quand on fait une activité, on met souvent 2 à 5 minutes avant d’être pleinement concentré. Consulter 10 fois ses mails par jour, même 30 secondes, c’est perdre 20 à 50 minutes par jour. Mieux vaut consulter ses e-mails une fois en début de journée, une foi en fin de journée. Si la personne a une question vraiment urgente, elle vous appellera.

4/ Apprenez à répondre aux e-mails. Lorsque quelqu’un vous pose une question, ne vous contentez pas de répondre à sa question. Indiquez les alternatives possibles. Regardez l’exemple du mail suivant, pour une invitation à un repas de famille

Mauvais e-mail

Bonjour Philippe

J’espère que tu pourras venir à la réunion familiale, début octobre prochain. Ca me ferait plaisir de prendre de tes nouvelles et savoir ce que tu deviens. Bon allez ciao, je te laisse.

Marc

Le mail est mauvais. Philippe en le lisant ne sait pas quand à lieu la réunion familiale, pourquoi, comment y aller… Le risque est de multiplier les allers-retours de mail, de générer de l’incompréhension et de perdre du temps. Regardez l’e-mail suivant :

Bon e-mail

Bonjour Philippe

Comme indiqué, la réunion familiale pour l’anniversaire de Marie aura lieu le premier dimanche du mois d’octobre, à 10 heures 23 rue de la Mairie à Trouperdu (Nom du département). J’espère que tu pourras venir.

Si tu as un problème de transport, je t’invite à appeler xxxx au 01 23 45 67 89 ou à me recontacter. Pour info, Pierre et Michelle proposent de participer à un cadeau groupé, tu peux participer si tu veux.

A bientôt et au plaisir de te revoir.

Marc

Le mail est clair, concis. Il évite de multiplier les allers-retours d’email. Philippe a toutes les informations : heures, lieu, rendez vous, ce qu’il doit faire, qui contacter…

Conclusion

Pour moins perdre de temps en e-mails :

– Limitez le nombre d’e-mail reçus : création d’une boîte à spam, désinscription de newsletter, suppression des alertes facebook…

– Désactiver l’option qui vous prévient quand vous avez reçu un e-mail, pour vous éviter de tout le temps regarder

– Répondez de façon plus professionnelle et de façon concise aux e-mails. Ne relancez pas les chaînes, votre temps est précieux, celui des autres aussi.

8 réponses

  1. Jérémy
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    C’est marrant, je parlais justement de ça avec une amie hier soir. Elle me disait qu’elle recevait plus de 70 mails par jour, et qu’elle les traitait systématiquement tous dans la foulée de leur arrivée. J’imagine pas le temps perdu. Sortir du dossier dans lequel elle est, puis s’y remettre (les 2/3 minutes de concentration), puis en ressortir, etc. Je lui ai conseillé de faire l’essai de fermer sa boîte mail durant la journée, et de ne la consulter qu’une fois dans la matinée et une fois dans l’après-midi, et de tout traiter d’un coup. Elle a pas eu l’air convaincue du tout.

    Comme quoi, entre sortir de ses habitudes pour tenter d’améliorer sa productivité, et continuer une façon de faire qui ne nous convient pas mais qui nous rassure puisqu’elle est routinière, certains font des drôles de choix.

  2. martin
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    Tu devrais lui dire d’essayer genre 4 fois par jour dans un premier temps: arrivée au bureau, avant la pause dejeuner, apres la pause dejeuner, avant de partir au bureau. Ainsi elle sera reactive dans tous les cs et perdra malgre tout moins de temps?

    En tout cas tu felicitera ton ami par rapport a tous ceux qui mettent 2 semaines à répondre, voir qui répondant jamais…

  3. DavidB_riche-et-heureux.fr
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    Je réponds aussi à tous mes mails et j’avoue que c’est réellement chronophage, pourtant j’essaie de ne faire ça que le soir.
    Mais bon, j’estime aussi que c’est une forme de politesse de répondre à quelqu’un qui vous écrit.

  4. martin
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    Oui tout à ait, je fais de même. L’idée c’est juste de regrouper la lecture des emails, pour améliorer son efficacité au lieu de vérifier sa boite e-mail tout le temps et de répondre à ses mails au fur et à mesure. Mais j’avoue que c’est difficile parfois de résister à la tentation.

  5. Jérémy
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    Moi c’est l’inverse, je consulte mes mails assez irrégulièrement, certaines fois c’est juste pour la lecture, car je sais que j’aurai pas le temps d’y répondre de façon approfondie. Du coup, parfois je lis un mail, je me dis que j’y répondrai quand j’aurai plus le temps, et au final je procrastine et je ne le fais pas.

    Je note le conseil des heures fixes (arrivée bureau, avant/après pause déjeuner, soir), c’est intéressant. Thanks 😉

  6. Vacances scolaires
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    Créer une boîte mail spéciale spam est assez difficile quand on sait qu’à tout moment notre adresse « sérieuse » peut être vendue à des sociétés qui vont nous la pourrir de spam.

    En revanche, il est vrai que pour des sites douteux, il est toujours préférable d’utiliser une adresse mail spécifique.

  7. martin
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    @ Jeremy: du coup quand tu lis un email, fais comme moi: marque le en non lu apres lecture comme ca tu te forcera a le relire de nouveau par la suite. Et de rien pour le conseil

    @ vacanxces scolaires: oui mais apres il faut savoir faire ses choix. les boites serieuses (amazon, banques… candix) ne revendent pas leur repertoire clients…

    • Vacances scolaires
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      Effectivement, avec certains sites importants, on peut être sûr d’office qu’il n’y a pas de risque.