Comment bien s’organiser pour être plus productif au bureau? [Vidéo Sponso]

Il y a quelques temps je suis tombé sur une vidéo sympa sur l’organisation du travail que j’ai trouvé sympa. La voici

Vidéo sponsorisée

Qu’en pensez-vous ? Du coup, ca m’a donné envie d’écrire un petit  article sur la productivité. Après  tout, être plus productif peut être un excellent vœu pour 2014, car cela vous  aidera dans tous vos projets personnelles comme professionnels. Vous êtes prêt ? Alors c’est parti.

Comment être plus productif (au bureau mais pas que)

Contrairement à une idée reçue, être installé à un bureau n’est pas une activité routinière et simple à vivre au quotidien : entre les dossiers qui s’accumulent, les demandes pressantes des clients et des fournisseurs, les rapports à fournir à ses supérieurs … les 8 heures quotidiennes traditionnellement allouées à son activité professionnelle peuvent rapidement fondre comme neige au soleil. Etre bien organisé (et on ne l’est jamais assez) permettra à tout le monde de mieux gérer son temps et ainsi d’avoir un meilleur rendement ou de pouvoir mieux traiter ses taches. Passons en revue dans cet article plusieurs idées pour mieux s’organiser pour ainsi être plus productif au bureau.

Ces conseils concernent tous les types d’activités et peuvent s’appliquer avec de légères modifications aux salaries comme aux entrepreneurs.

1. Ne perdez plus de temps

Éliminez tout ce qui vous fait perdre du temps et ce qui ne vous apporte rien : pourquoi regarder ses mails toutes les 5 minutes alors qu’une fois toute les heures (ou même plus selon vos activités) suffirait amplement ? Arrêtez de googoliser tout ce qui vous passe sous la main et demandez plus plutôt comment on faisait il y a 10 ans ! … Pour savoir dans votre cas concret ce qui vous fait perdre du temps, passez une journée à noter vos différentes activités (même celles qui vous paraissent les plus minimes) et voyez celles qui ne vous servent à rien. En y passant une fois un peu de temps, vous en gagnerez facilement sur le long terme. Dans le même genre de conseil, pensez à utiliser  de temps en temps … le téléphone ! C’est vrai qu’avec la généralisation d’internet, on pense pouvoir tout traiter par mail. C’est souvent vrai, mais parfois un simple coup de téléphone vous permettra d’aller beaucoup plus vite et de débloquer des situations plutôt qu’en ayant recours à un long traitement par email.

2. Utilisez les bons outils

De nombreux outils peuvent vous faire gagner du temps au quotidien. Pensez ainsi à paramétrer des taches automatiques pour traiter des activités récurrentes. Lorsque je travaillais dans un service consommateur, j’ai ainsi souvent eu à taper les mêmes genres de phrases toutes faites. A cette occasion, j’ai été amené à utiliser un petit logiciel permettant de taper des phrases entières à partir d’un simple raccourcis clavier. Maintenant encore – alors que j’ai change d’activité, je m’en sers toujours pour gagner du temps. En fonction de vos activités et des programmes que vous utilisez, vous verrez un grand nombre de possibilité pour automatiser des tâches. Passez un peu de temps à les paramétrer une fois pour toutes, vous gagnerez ainsi un temps précieux.

3. Pour mieux travailler, faut il moins travailler ?

J’ose ce sous-titre un peu provocateur pour placer une idée pleine de bon sens en fait : on travaille mieux lorsque l’on est frais et dispo. Cela veut dire qu’il faut se ménager de temps en temps des pauses. Inutile par exemple de ne pas faire de pause repas pour « partir plus tôt » … vous partirez peut être plus tôt, mais souvent avec des taches non faites sur votre bureau. A l’inverse, inutile d’aller vous griller une cigarette ou d’aller boire un café toutes les 10 minutes sous prétexte que c’est bon pour la concentration. Pendant le week end ou pendant vos jours de repos, ne pensez pas au travail (et ne faites rien – sauf urgence bien entendu!) pour vous vider l’esprit et être frais en arrivant le lundi à votre poste.

4. Les erreurs à éviter

Voici une liste rapide des principales erreurs à éviter dans le monde professionnel. Même si certaines idées paraissent être bonnes à priori, elles peuvent se transformer rapidement en véritable calvaire et vous faire perdre un temps fou.

– Vouloir dire oui à tout prix à tout le monde et en permanence: même si l’intention part d’un bon sentiment, vous serez rapidement noyé sous les demandes et cette attitude risque même d’être contre-productive: en voulant faire plaisir à tout le monde vous risquez d’en mécontenter certains si vous ne réussissez pas à effectuer le travail dans les temps qu’ils jugent nécessaires.

– Sauter d’un projet à l’autre en fonction de leur ordre d’arrivée: à mon avis, la meilleure solution pour éviter de perdre du temps, c’est d’employer la célèbre méthode du FiFo (First In, first Out) utilisée dans les services clientèles et les services informatiques: traitez les taches et/ou dossiers dans leur ordre d’arrivée et ne passez au suivant que lorsque vous venez d’en achever un ou que vous êtes momentanément bloqué.

– Passer trop de temps à s’organiser. Il faut s’organiser certes, mais il ne faut pas trop en faire. Il y a quelques temps, pour être certain de bien faire mon travail, j’utilisais un logiciel de gestion de tache sur mon ordinateur, une application de gestion de listes sur mon smartphone, des reminders par ci et d’autres par là, le tout en plus du programme d’activity manager que je devais utiliser pour mon employeur. Au final, je passais beaucoup trop de temps à m’organiser alors que j’aurai pu passer ce temps à travailler sur des projets.

Cet article est désormais terminé. J’espère qu’il vous a plu et vous aidera à réaliser  un maximum de bonnes résolutions pour la nouvelle année qui arrive. D’avance, je vous souhaite un heureux réveillon entre amis ou en famille et… à bientôt sur candix.fr